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Manual de Procedimiento Operativo de Tesorería en PDF – Descarga Gratuita

MANUAL DE PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE TESORERÍA

Objetivo.- El presente manual del Procedimiento Operativo de Tesorería, se crea con el objetivo de eficientar la labor a desarrollar por la persona encargada de la misma y así agilizar los trámites que ahí se realizan; a fin de brindar una respuesta oportuna y efectiva a los usuarios de los Servicios Municipales.
I.- Disposiciones Generales.- Dentro de la estructura administrativa de la Municipalidad, el departamento de Tesorería es responsable de la ejecución de actividades que tiene relación directa con los contribuyentes y las demás áreas de la municipalidad, por lo que el flujo de movimiento de la información generada es continuo, ya que aquí se ejecutan las políticas que tienen relación con los ingresos y egresos municipales.
En este sentido es necesario que la persona encargada de Tesorería maneje un fondo remanente de dinero con valor mínimo de Mil Lempiras Exactos (L. 1,000.00), lo que sirve para su operación diaria, además de todas las herramientas e implementos necesarios para el buen funcionamiento del departamento.
Complementario al equipo y herramientas de trabajo, el Tesorero(a) Municipal debe contar con buenas relaciones humanas, vocación de servicio, conocimientos contables básicos, honradez y responsabilidad que le permitan realizar sus funciones en forma eficiente y transparente.
II.- De las funciones.- Entre las funciones más importantes que se realizan en el departamento de Tesorería se encuentran las que a continuación se en listan:
  1).- Recepción del cobro por los distintos conceptos.
  2).- Procesamiento de la documentación soporte, para su registro en los libros auxiliares o su registro en el sistema automatizado, donde exista.
  3).- Cuadre de los ingresos (confrontación de la documentación soporte contra el efectivo recibido).
  4).- Elaboración y Envío de los depósitos diarios a bancos.
  5).- Cuadre diario del fondo de Tesorería (fondo remanente).
  6).- Recepción diaria de cheques por pagar a terceros y entrega de los mismos.
  7).- Archivo de documentos de caja.
  8).- Envío a las áreas de los reportes correspondientes.
  9).- Atención a llamadas por consulta de entrega de cheques.
  10).- Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato superior.
III.- DEFINICIÓN DE LAS FUNCIONES
1.- Recepción y procesamiento del Pago por Ingresos Municipales.- Ingresos que se generan por las obligaciones que terceros tienen con la municipalidad y que son aplicados una vez que los mismos van haciéndose efectivos en Tesorería.
PASOS:
  a).- El contribuyente se presenta a Tesorería con el importe de lo adeudado, acompañado del documento que comprueba la existencia de la obligación.
  b).- Efectúa el pago correspondiente sea en efectivo o en cheque.
  c).- En Tesorería se recibe el pago y se le extiende el comprobante de pago.
  d).- La persona encargada de tesorería ejecuta el registro o el descargo del mismo para que desaparezca la obligación que por ese concepto mantenía el contribuyente con la municipalidad.
2.- Ingreso de los documentos al Sistema de Registros Contables.- Este proceso implica que tanto los ingresos como egresos que se generen en tesorería deben estar bien documentados y corroborados para luego proceder a enviarlos a contabilidad y que en este departamento se proceda a ingresar la información contenida en los documentos al sistema de registro que la municipalidad posea, sea este un sistema manual (en base a libros contables) o un sistema automatizado, y así proceder a generar los respectivos reportes, además de alimentar la base de datos.
3.- Cuadre de los Ingresos al finalizar cada día.- Esta actividad se realiza mediante una conciliación que se hace entre la información que está en los documentos que respaldan los pagos, contra lo real recibido en tesorería.
PASOS:
  a).- Se ordenan los documentos que respaldan cada uno de los pagos que se recibieron en el día, haciendo una operación de sumar los valores contenidos en los mismos.
  b).- Se concilia el valor total de los documentos contra lo disponible en efectivo y/o cheques en tesorería. (ambos valores deben ser iguales).
  c).- Se prepara el reporte diario con los resultados obtenidos, para hacer la aplicación correspondiente, según se trate, sea un faltante o sobrante, de acuerdo a las políticas de la municipalidad para el manejo del efectivo.
4.- Elaboración y Envío de los Depósitos diarios a Bancos.- Con el efectivo y cheques recibidos diariamente, se prepara los depósitos a efectuar en la cuenta o cuentas de la municipalidad, según sea el caso.
PASOS:
  a).- Una vez realizada la conciliación del efectivo contra los documentos que respaldan el ingreso, se procede a preparar el depósito.
  b).- Se procede a llenar la hoja de depósito bancario y se envía al banco.
  c).- Este proceso se realiza una vez al día, generalmente por la tarde, después que Tesorería ha cerrado la atención al público.
5.- Verificación de los documentos Registrados.- Una vez efectuadas las actividades de cierre de Tesorería, se procede a realizar una conciliación entre los reportes elaborados, contra la documentación soporte en físico que se mantiene en caja, para verificar que efectivamente todos los documentos hayan sido registrados y que estén de manera correcta.
PASOS:
  a).- Se elabora o imprime un reporte de los ingresos generados en el día.
  b).- Se compara contra los recibos, facturas y otros documentos que respaldan el ingreso.
  c).- La verificación se realiza a través del número del documento, valor de la transacción, nombre del contribuyente o usuario del servicio municipal y ramo o departamento que generó el ingreso.
  d).- En caso de encontrarse diferencias se reporta a la Unidad Administrativa de Contabilidad y Auditoría (cuando aplique) para que se realice el arqueo correspondiente, se determine el error y se procede de acuerdo a lo estipulado en el manual de normas y procedimientos contables y presupuestarios para este tipo de situaciones.
  e).- Una vez efectuada la respectiva conciliación entre la documentación soporte y los informes y/o reportes elaborados, si todo se encuentra de manera correcta se procede a archivar dicha documentación de acuerdo a las normas administrativas de control interno que rigen esta actividad.
6.- Verificación de los documentos registrados contra los depósitos.- Se realiza una conciliación entre los reportes elaborados contra los comprobantes de depósitos efectuados. 10 manual de Procedimiento Operativo de Tesorería.
PASOS:
  a).- Se revisa el reporte de los ingresos recibidos el día anterior y se compara contra los comprobantes de depósito realizados en el banco (estos comprobantes deben estar sellados por el banco).
  b).- La verificación se realiza totalizando los ingresos recibidos con el total de los depósitos efectuados, los cuales deben cuadrar.
  c).- Se envía el reporte de los resultados a Contabilidad para que en esta dependencia se verifique la disponibilidad de la municipalidad en bancos e informen a quien corresponda sobre los saldos en las cuentas municipales.
  d).- En caso de encontrarse diferencias, se informará inmediatamente a Auditoría (donde aplique) o en su defecto al Alcalde Municipal para que realice el arqueo correspondiente y así determinar a que se debe dicha diferencia para luego proceder de acuerdo a lo estipulado en el manual de normas y procedimientos contables y presupuestario aplicable para este tipo de situaciones.
7.- Cuadre Diario del Fondo de Tesorería.- El Fondo de tesorería debe tener un mínimo de efectivo de Mil Lempiras (L. 1,000.00) en billetes de baja denominación y monedas, para efectuar las operaciones diarias, como ser: dar el cambio a los contribuyentes y usuarios de los servicios municipales que vienen a pagar y no traen el pago exacto, realizar pagos menores en efectivo en base a reglamento, etc.
PASOS:
  a).- Diariamente se debe realizar un arqueo del fondo de tesorería para verificar su saldo, a fin de mantener en lo mínimo dispuesto, así como también para verificar su existencia.
  b).- Cualquier diferencia encontrada en el valor del fondo de Tesorería a través del arqueo, deberá ser comunicada inmediatamente al departamento de Auditoría (donde aplique) o al Alcalde Municipal, para que se proceda a deducir las responsabilidades pertinentes a la persona encargada del fondo en base al reglamento aprobado y que contemple este tipo de situaciones.
8.- Recepción y entrega diaria de cheques para pagar a Terceros.- En el departamento de contabilidad se elaboran los cheques para honrar las obligaciones que la municipalidad ha adquirido con terceros. Diariamente o de acuerdo a la política de pagos establecida por la municipalidad el (la) Contador (a) envía los cheques a Tesorería, afín de que en esta dependencia municipal se proceda a efectuar los pagos a los proveedores y otros acreedores de la municipalidad a medida que estos se presenten a solicitarlos.
PASOS:
  a).- Se recibe de Contabilidad la remesa de los cheques que serán pagados por los diferentes conceptos de egresos.
  b).- Cada cheque debe de constar de un original y dos copias.
  c).- Una vez recibida la remesa de cheques por Tesorería, se procede a realizar su clasificación por beneficiario y a su ordenamiento por orden alfabético, para proceder a archivarlo en un depósito especialmente habilitado para tal fin.
  d).- Cuando el beneficiario del cheque o su representante autorizado llega a reclamarlo, deberá presentar al encargado de tesorería la identificación que lo acredita como tal.
  e).- Verificado que realmente dicha persona puede retirar el cheque, se le pide que firme en la casilla de recibí conforme y se copia el número de identificación, a la par de la firma.
  f).- Se entrega al beneficiario el cheque y la copia del baucher.
  g).- Se archiva la copia de tesorería en el depósito especialmente habilitado para tal fin, ordenándolo en forma alfabética, para luego realizar la conciliación respectiva.
  h).- Una vez efectuados los pagos se preparan las remesas de las copias de cheques, y se envían a contabilidad, apuntando en un libro especial que se lleva para estos casos, todo el detalle de los documentos que se están enviando, pidiendo a la persona que los recibe que firme dicha relación del libro.
9.- Archivo de Documentos de Tesorería.- Un buen sistema de control interno se establece a partir del manejo eficiente que se haga de la documentación soporte en cada dependencia municipal, y más aún en las que tienen relación con el manejo de la información financiera.
PASOS:
  a).- Todos los documentos de tesorería, deben ser archivados en un depósito especialmente habilitado para tal fin, que reúna todas las condiciones de seguridad requeridas para el manejo de esta información.
  b).- El archivo de los documentos debe hacerse atendiendo el principio de ordenamiento en forma alfabética, tomando como base el primer apellido del contribuyente y/o acreedor, según documento (ingreso/egreso), con el objetivo de tener una mayor fluidez al momento que cualquiera de las otras áreas administrativas de la municipalidad necesiten información relacionada con los mismos.
  c).- La persona encargada de Tesorería deberá tener especial cuidado en mantener actualizado el archivo teniendo a mano la información más reciente o que tiene mayor movimiento
10.- Envío de los Reportes a las áreas correspondientes.
PASOS:
  a).- Se preparan los reportes conteniendo el movimiento diario de tesorería.
  b).- Se envían los reportes a Contabilidad, para que en esta dependencia se efectúe el análisis respectivo de dichos movimientos y generar la información que deberá ser enviada a la Corporación Municipal.
  c).- Se envían copias de los reportes a cada una de las áreas que generaron la obligación de pago para su respectivo trámite interno (descargo de la deuda, actualización de las disponibilidad financiera, etc.).
11.- Atención al contribuyente y/o acreedor por consulta sobre los pagos y la entrega de cheques.- La persona encargada de tesorería deberá estar disponible para dar respuesta a los contribuyentes que visiten o llamen por vía teléfono a la municipalidad para honrar sus pagos o negociar su deuda, así como con los proveedores con quienes la municipalidad ha contraído algún tipo de obligación a fin de dar una respuesta oportuna y fidedigna.
IV.- De los ingresos.- Los ingresos que se generan en la municipalidad son producto de todas las operaciones que se realizan en las áreas técnicas y administrativas de la misma; las cuales deben ser registradas contablemente; Los ingresos de tesorería están determinados como la entrada de dinero (efectivo/ cheques, depósitos directos), que conforman el débito y los documentos varios que representan obligaciones de terceros hacia la municipalidad, como los créditos.
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